Tratamiento de Datos

SPEAL S.A.S., en su condición de empresa del sector industrial especializada en el diseño, fabricación, instalación y mantenimiento de plantas generadoras de gases, sistemas de tratamiento de agua y soluciones tecnológicas para la salud y la industria, reconoce la importancia de garantizar la privacidad, integridad y confidencialidad de los datos personales que trata en el desarrollo de sus actividades. La presente política se formula en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas concordantes sobre la protección de datos personales.

La política tiene como finalidad establecer los principios, directrices y procedimientos que regulan el tratamiento de los datos personales recolectados por SPEAL S.A.S., asegurando el ejercicio pleno del derecho fundamental al habeas data por parte de los titulares, y el cumplimiento de los deberes legales y éticos por parte de la compañía en su rol de responsable del tratamiento.

OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de datos personales tratados por SPEAL S.A.S. en el ejercicio de sus funciones empresariales.

ALCANCE

Esta política aplica a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de SPEAL S.A.S., ya sea en calidad de responsable o encargado, tanto en medios físicos como digitales.

MARCO NORMATIVO

Esta política se fundamenta en:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley 1581 de 2012 – «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales»
Decreto 1377 de 2013 – «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581»
Decreto 886 de 2014 – Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Circulares, guías y lineamientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.

Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.

Aviso de privacidad: Documento que informa al titular sobre el tratamiento y la forma de ejercer sus derechos

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. origen étnico, convicciones religiosas, datos biométricos, salud).

Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la empresa.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envió de datos a un tercero en el exterior responsable del tratamiento.

Transmisión: Comunicación de datos a un encargado dentro o fuera del país.

PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES.

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por SPEAL SAS, para la atención al público, la línea de atención nacional es 6086704355 – 6086700271 o a la línea celular número 3168787885, correo electrónico info@speal-intl.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuya información puedo consultar en página web https://speal-intl.com/ disponibles de lunes a viernes de 7:30am a 6:00 pm, para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados.

FUNDAMENTO LEGAL

Los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia prevén lo siguiente:

Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas1.

Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura.

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales.

Según la Corte Constitucional, dentro de las prerrogativas o contenidos mínimos que se desprenden del derecho al habeas data encontramos por lo menos las siguientes: (i) el derecho de las personas a conocer acceso- la información que sobre ellas están recogidas en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir nuevos datos con el fin de que se provea una imagen completa del titular; (iii) el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir información de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular salvo las excepciones previstas en la normativa.

Que, el Decreto 1377 de 2013, artículo 13 prevé que, los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas

Que, el Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 consagra que, los sitios de internet deberán garantizar la integridad de la información consignada en sus bases de datos y prevenir cualquier falla en el sistema que afecte sus servicios. Así mismo deberán incorporar la información tal y cómo la reciban por parte de los usuarios y no podrán alterar, adicionar, abreviar o sustituir la información que reciban.

OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la empresa SPEAL SAS.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

SPEAL SAS, sociedad comercial legalmente constituida identificada con NIT 900.532.979-2, con domicilio en la ciudad de Villavicencio Meta, en la dirección Calle 17 Nº 33 – 40 Barrio la Florida, Teléfono 6704355 – 6700271, página web https://speal-intl.com/.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento de datos que realizara la empresa SPEAL SAS, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, dentro o fuera del territorio nacional.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Gestión de Calidad es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivo sus derechos, para esto la empresa cuenta con un link para todas las personas que tengan peticiones, consultas y reclamos: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSck0L9xJ0MVFUohjPhhlfE3asRlttW7AKfQS_3cTshHsC6k_Q/viewform

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

La empresa suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

Titular de la información o representantes legales.
Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Terceros autorizados por el titular o por la ley.

La empresa suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales. A todo tercero que por su relación con la compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES.

La sociedad transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública.
Se trate de transferencias bancarias o bursátiles.
Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte.
Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre la protección de datos personales, SPEAL SAS presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. Para la radicación y atención de sus solicitudes le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombres completos y Apellidos
Datos de contacto como son: Dirección física para correspondencia, Teléfonos de contacto, correo electrónico.
Medios autorizados de su parte para hacer llegar las respectivas respuestas.
Motivos/hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar, suprimir, acceder).
Firma si aplica y número de identificación y lo es necesario.

Nota: El termino máximo o previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince días (15) hábiles, contados a partir del siguiente día a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, SPEAL SAS informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la superintendencia de industria y comercio – Delegataria para la protección de datos personales-.

AVISO DE PRIVACIDAD

El presente aviso de privacidad de SPEAL SAS, identificado con NIT 900.532.979-2 con domicilio en la calle 17 Nº 33 – 40 del barrio la Florida de Villavicencio Meta, realizara el tratamiento de datos personales.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

VIDEOVIGILANCIA

SPEAL cuenta con sistemas de videovigilancia instalados en sus instalaciones. Las imágenes recolectadas podrán utilizarse para:

Control de acceso y monitoreo de zonas críticas
Prevención de actividades delictivas o irregulares
Seguridad de personas, activos e información

El uso se informa mediante carteles visibles. El ingreso a las instalaciones se considera como una acción afirmativa de aceptación del tratamiento.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

El titular puede acceder a nuestra política de tratamiento de información, la cual se encuentra publicada en nuestra página web https://speal-intl.com/, en medio físico en nuestras instalaciones y por correo electrónico.

VIGENCIA

Esta política entra en vigencia a partir del 23 de julio de 2025. Se mantendrá vigente mientras exista la base de datos o las finalidades persistan legalmente.